Persónuverndarstefna FS

Félagsstofnun stúdenta. kt. 540169-6249, Sæmundargötu 4, 101 Reykjavík (einnig vísað til „FS“) hefur einsett sér að tryggja áreiðanleika, trúnað og öryggi persónuupplýsinga sem unnið er með innan félagsins.

Persónuverndarstefna þessi nær til persónuupplýsinga einstaklinga sem eru í viðskiptum við FS, eða eru í forsvari fyrir lögpersónur í viðskiptum við FS og annarra samstarfsaðila sem og annarra sem eiga í samskiptum við félagið, s.s. vegna heimsókna á vefsíður FS, í tengslum við ábendingar eða styrkbeiðnir (hér eftir sameiginlega vísað til „viðskiptavina“ eða „þín“).

Persónuverndarstefnu þessari er ætlað að upplýsa þig um hvaðpersónuupplýsingum félagið safnar, með hvaða hætti félagið nýtir slíkar persónuupplýsingar og hverjir fá aðgang að upplýsingunum.

Sért þú í vafa um hvernig stefna þessi varðar þig, vinsamlega hafðu samband við persónuverndarfulltrúa, sbr.9.gr. fyrir frekari upplýsingar. Nánari samskiptaupplýsingar koma fram í lok stefnunnar.

1. Tilgangur og lagaskylda

Félagstofnun stúdenta leitast við að uppfylla í hvívetna persónuverndarlöggjöf og er stefna þessi byggð á lögum nr. 90/2018  um persónuvernd og meðferð persónuupplýsinga („persónuverndarlög“), með síðari breytingum.

2. Hvað eru persónuupplýsingar?

Persónuupplýsingar í skilningi stefnu þessarar eru hvers kyns upplýsingar um persónugreindan eða persónugreinanlegan einstakling, þ.e. upplýsingar sem hægt er að rekja beint eða óbeint til ákveðins einstaklings. Gögn sem eru ópersónugreinanleg teljast ekki persónuupplýsingar.

3. Persónuupplýsingar sem Félagsstofnun stúdenta vinnur um viðskiptavini

Við söfnum og varðveitum ýmsar persónuupplýsingar um viðskiptavini okkar. Ólíkum persónuupplýsingum kann að vera safnað um þig eftir því hvort þú sért sjálf/ur í viðskiptum við félagið eða hvort þú komir fram fyrir hönd lögaðila í viðskiptum við félagið, t.d. birgja.

Umsóknir vegna leiguhúsnæðis:  Þegar þú sækir um leiguhúsnæði á vegum FS er óskað eftir nafni, kennitölu, netfangi, símanúmeri, skóla, stöðu náms, deild innan HÍ, upplýsingum um hvenær nám hófst og hvenær því lýkur.  Einnig er óskað eftir upplýsingum um maka og börn, ef það á við.  Þessar upplýsingar eru nýttar við úrvinnslu umsóknar.  Þessi vinnsla byggir á rafrænu samþykki þínu þegar umsókn er send inn.  Hægt er að óvirkja umsókn hvenær sem er. 

Umsóknir vegna vistunar á leikskólum FS: Þegar þú sækir um vistun á einum af þremur leikskólum FS þá flyst þú yfir á vinnslusvæði þriðja aðila, Karellen.  Óskað er eftir upplýsingum um nafn, kennitölu, heimilisfang, og póstfang barns.  Einnig er óskað eftir samskonar upplýsingum um foreldra barnsins ásamt netfangi, vinnustað og vinnusíma foreldris. Þessi vinnsla er nauðsynleg svo leikskólarnir geti starfsrækt lögbundið hlutverk sitt við umsjón og menntun þeirra barna sem vistuð eru á leikskólum FS.

Samstarfsaðilar o.fl.: Komir þú fram fyrir hönd samstarfsaðila Félagsstofnunar stúdenta, s.s. birgja, verktaka eða viðskiptamann sem er lögaðili, kann FS að vinna með tengiliðaupplýsingar þínar, s.s. nafn, símanúmer og tölvupóstfang. Þá kann FS að vinna með samskiptasögu og eftir atvikum reikningsupplýsingar. Þessi vinnsla er FS nauðsynleg til að geta uppfyllt skyldur sínar á grundvelli samnings við viðkomandi samstarfsaðila. Þá kann félaginu að vera skylt að vinna með upplýsingar á grundvelli lagaskyldu, s.s. bókhaldslaga sbr. 20 gr. laga 145/1994.

Kvartanir og ábendingar: Ef þú sendir okkur ábendingu eða kvörtun mun FS almennt vinna með tengiliðaupplýsingar þínar, s.s. nafn og netfang, og efni þeirrar kvörtunar eða ábendingar sem þú hefur kosið að koma á framfæri.

Markpóstur FS kann að dreifa fréttabréfum sem og boð á viðburði og námskeið á vegum félagsins á tengiliði sem eru á tölvupóstfangalista félagsins.  Vinnsla tölvupóstfanga í þeim tilgangi er byggð á lögmætum hagsmunum félagsins af markaðssetningu og því að tryggja viðskiptavinum félagsins fyrirmyndar þjónustu.  Ef þú óskar ekki eftir því að vera á tölvupóstlista FS getur þú ávallt afskráð þig.  Þá minnir félagið jafnframt tengiliði á tölvupóstlista félagsins, reglulega á rétt þeirra til afskráningar af tölvupóstlistanum

Styrkumsóknir: Í tengslum við styrkumsóknir vinnur FS með tengiliðaupplýsingar, s.s. nafn, kennitölu, netfang og símanúmer sem og aðrar upplýsingar sem sendar eru félaginu í slíkri umsókn. Vinnsla þessi fer fram á grundvelli beiðni þinnar um að gera samning um styrkveitingu við félagið.

Auk framangreinds kann FS einnig að safna upplýsingum og vinna eða geyma upplýsingar sem viðskiptavinir eða forsvarsmenn/tengiliðir viðskiptavina láta félaginu sjálfir í té ýmist að eigin frumkvæði, hvort heldur sem er vegna umsókna, eða til að FS geti efnt formlega og óformlega samninga við viðskiptavini og sinnt öðrum þeim skyldum sem leiða af þjónustu við viðskiptavini. Einnig fer vinnslan fram á grundvelli lögmætra hagsmuna FS af að tryggja að viðskiptavinir fái góða þjónustu. Þá kunna upplýsingar að vera unnar á grundvelli lagaskyldu og óháð þeirri þjónustu sem félagið hefur tekið að sér að veita viðskiptavinum,sbr. t.d. vegn ákvæða bókhaldslaga o.fl.

Að meginstefnu til aflar Félagsstofnun stúdenta persónuupplýsinga beint frá viðskiptavini eða forsvarsmanni viðskiptavinar. Upplýsingar kunna þó jafnframt að koma frá þriðju aðilum. Sé persónuupplýsinga aflað frá þriðja aðila mun FS leitast við að upplýsa viðskiptavini sína um slíkt.

Upplýsingar um viðskiptavini og forsvarsmenn/tengiliði viðskiptavina eru varðveittar í 4 ár frá lokum viðskipta eða frá lokum viðskiptasambands ef um viðvarandi viðskiptasamband hefur verið að ræða. Þá kunna lágmarksupplýsingar um leigutaka að vera geymdar lengur í samræmi við skilmála í samningum um leiguhúsnæði. Sé um að ræða upplýsingar sem falla undir bókhaldslög eru þær varðveittar í 7 ár frá lokum viðkomandi reikningsárs. Vissar upplýsingar kann að vera nauðsynlegt að varðveita lengur, t.d. ef líkur standa til að FS komi til með að þurfa að stofna, hafa uppi eða verja réttarkröfur. Í þeim tilfellum verður varðveislutími miðaður við reglur um fyrningarfrest krafna.  Hins vegar kann upplýsingunum að vera eytt fyrr, eftir því sem við á, í samræmi við eyðingastefnu eða rekstrarhagkvæmi.

4. Miðlun til þriðju aðila

Félagsstofnun stúdenta kann að miðla persónuupplýsingum þínum til þriðju aðila, þ.e. til innheimtuaðila eða aðila sem sjá um upplýsingatækniþjónustu eða annars konar ráðgjöf fyrir hönd félagsins.

Persónuupplýsingar þínar kunna jafnframt að vera afhentar þriðja aðila að því marki sem heimilað er eða krafist á grundvelli viðeigandi laga eða reglna, s.s. til Ríkisskattstjóra eða annarra eftirlitsaðila. Það sama kann að eiga við sé afhendingar krafist á grundvelli dómsúrskurða eða reynist miðlun nauðsynleg þannig að félagið geti gætt hagsmuna sinna í ágreinings- eða dómsmálum.

Félagsstofnun stúdenta mun þó ekki miðla persónuupplýsingum utan Evrópska efnahagssvæðisins nema slíkt sé heimilt á grundvelli viðeigandi persónuverndarlöggjafar, s.s. á grundvelli staðlaðra samningsskilmála, samþykki þíns eða auglýsingar Persónuverndar um ríki sem veita persónuupplýsingum fullnægjandi vernd.

5. Hvernig er öryggi persónuupplýsinga tryggt?

Félagsstofnun stúdenta leitast við að grípa til viðeigandi tæknilegra og skipulegra ráðstafana til að vernda persónuupplýsingar með sértöku tilliti til eðlis þeirra. Þessum ráðstöfunum er ætlað að vernda persónuupplýsingar gegn því að þær glatist eða breytist fyrir slysni og gegn óleyfilegum aðgangi, afritun, notkun eða miðlun þeirra.

6. Breytingar og leiðréttingar á persónuupplýsingum

Það er mikilvægt að þær persónuupplýsingar sem FS vinnur með séu bæði réttar og viðeigandi. Því er mikilvægt að FS sé tilkynnt um allar breytingar sem kunna að verða á persónuupplýsingum þínum.

Þú átt rétt á því að óáreiðanlegar persónuupplýsingar um þig séu leiðréttar. Að teknu tilliti til tilgangs vinnslu persónuupplýsinga átt þú jafnframt rétt á að láta fullgera ófullkomnar persónuupplýsingar um þig, þ.m.t. með því að leggja fram frekari upplýsingar.

Vinsamlega beindu öllum uppfærslum til persónuverndarfulltrúa, sbr.9.gr.

7. Réttindi þín hvað varðar þær persónuupplýsingar sem félagið vinnur

Þú átt rétt á að fá staðfest hvort við vinnum persónuupplýsingar um þig eða ekki, og ef svo er getur þú óskað eftir aðgangi að upplýsingunum og hvernig vinnslunni er hagað. Þá kann einnig að vera að þú hafir rétt á að fá afrit af upplýsingunum. Við ákveðnar aðstæður getur þú farið fram á það við félagið að við sendum upplýsingar, sem þú hefur sjálf/ur látið okkur í té eða stafa frá þér, beint til þriðja aðila.

Við ákveðnar aðstæður getur þú óskað eftir því að persónuupplýsingum um þig verði eytt án tafar, til að mynda þegar að varðveisla upplýsinganna er ekki lengur nauðsynleg miðað við tilgang vinnslunnar eða vegna þess að þú hefur afturkallað samþykki þitt fyrir vinnslu persónuupplýsinganna og engin önnur heimild liggur til grundvallar henni. Sé vinnslan byggð á samþykki er þér hvenær sem er heimilt að afturkalla samþykki þitt.

Viljir þú ekki láta eyða upplýsingum þínum, t.d. vegna þess að þú þarft á þeim að halda til að verjast kröfu, en vilt samt sem áður að þær séu ekki unnar frekar af hálfu félagsins getur þú óskað eftir því að vinnsla þeirra verði takmörkuð.

Sé vinnsla á persónuupplýsingum þínum byggð á lögmætum hagsmunum FS átt þú einnig rétt á að mótmæla þeirri vinnslu.

Framangreind réttindi þín eru þó ekki fortakslaus. Þannig kunna lög að skylda FS til að hafna ósk um eyðingu eða aðgang að gögnum. Þá getur félagið hafnað beiðni þinni vegna réttinda félagsins, s.s. á grundvelli hugverkaréttar, eða réttinda annarra aðila, s.s. til friðhelgi einkalífs, telji félagið þau réttindi vega þyngra.

Ef upp koma aðstæður þar sem að félagið getur ekki orðið við beiðni þinni mun félagið leitast við að útskýra hvers vegna beiðninni hefur verið hafnað, þó með tilliti til takmarkana á grundvelli lagaskyldu.

8. Fyrirspurnir og kvörtun til Persónuverndar

Ef þú vilt nýta þér þau réttindi sem lýst er í 7. gr. í stefnu þessari, eða ef þú hefur einhverjar spurningar varðandi persónuverndarstefnu þessa eða það hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar þínar, vinsamlegast hafðu samband á fs@fs.is.

Ef að þú ert ósátt/ur við vinnslu félagsins á persónuupplýsingum getur þú sent erindi til Persónuverndar (www.personuvernd.is).

9. Samskiptaupplýsingar

Við höfum tilnefnt Ingunni Sveinsdóttur mannauðsstjóra FS  til að hafa umsjón með eftirfylgni þessarar persónuverndarstefnu. Hér fyrir neðan má finna samskiptaupplýsingar hans:

Samskiptaupplýsingar um félagið:
personuvernd@fs.is
Félagstofnun stúdenta
Sæmundargötu 4
101 Reykjavík . Sími: 5700700

10. Endurskoðun

Félagsstofnun stúdenta getur frá einum tíma til annars breytt persónuverndarstefnu þessari í samræmi við breytingar á viðeigandi lögum eða reglugerðum eða vegna breytinga á því hvernig félagið vinnur með persónuupplýsingar.

Allar breytingar sem kunna að verða gerðar á stefnunni taka gildi eftir að uppfærð útgáfa hefur verið birt á heimasíðu félagsins.

Þessi persónuverndarstefna var sett þann 1.desember 2019